Postaram się przedstawić bliżej argumenty potwierdzające moją tezę o tym, że uniwersalny model zarządzania flotami dla całej Europy nie istnieje. Wspomnę także o kilku podstawowych zasadach, które pozwolą na pełniejsze i bardziej konsekwentne podejście do zarządzania parkami firmowych pojazdów.
Wiele firm z branży IT oraz zarządzających flotami twierdzi, że ma specjalistyczne narzędzia pozwalające na kierowanie parkiem pojazdów rozrzuconych po całej Europie. Uważają, że posiadają coś na wzór pakietu Office, z którego korzysta większość Europejczyków. Jednak fleet management, czyli zarządzanie flotą, jest czymś więcej niż prostym systemem. Chodzi w nim o to, jak się z niego korzysta.
Mówiąc najogólniej, fleet management zakłada zarządzanie samochodami pracowników i zapewnienie im mobilności w sposób coraz bardziej wydajny i ekonomiczny. Aby było to możliwe, konieczne jest dostosowanie systemu do wymogów poszczególnych rynków, firm, w tym również do odmiennych oczekiwań a także podejścia pracowników do aut służbowych.
Jest wiele kwestii, które należy wziąć pod uwagę, gdy zarządzamy flotą, a które różnią się od siebie w zależności od kraju, w jakim są stosowane. Dla Anglika cała Europa jeździ po niewłaściwej stronie drogi albo jeździ środkiem, żeby unikać dziur w jezdni. Faktem jest, że to, po której stronie drogi jeżdżą kierowcy, nie ma większego znaczenia w odniesieniu do paneuropejskiego modelu zarządzania flotami. Jednak w przypadku samochodów, które w zależności od kraju mają jeździć albo po prawej, albo po lewej stronie – sprawa może być trochę bardziej skomplikowana.

Jakie są więc podstawowe kwestie mające wpływ na to, że wdrożenie wspólnego systemu zarządzania parkami firmowych pojazdów na terenie Europy jest rzeczą tak skomplikowaną, o ile nie niemożliwą, przynajmniej w krótkim czasie?
W zasadzie wszystkie auta są do siebie podobne. Ale czy tak jest na pewno? Wiadomo przecież, że każde europejskie państwo może mieć swoje własne przepisy określające jasno, jakie auta mogą, a jakie nie, poruszać się po jego drogach. Nawet gdy na zewnątrz wyglądają identycznie i mają takie same nazwy.
Ponadto, producenci samochodów mogą mieć również inne strategie, jeśli chodzi o ceny aut w poszczególnych krajach. To z kolei wpływa na wartość rezydualną (RV) pojazdów przy ich odsprzedaży. Należy także liczyć się z tym, że RV wpłynie na model zarządzania samochodami, gdy będziemy walczyli o rabaty na nowo kupowane auta. Warto zatem zastanowić się, jak ważne są powyższe kwestie oraz w jaki sposób pozbywać się aut wychodzących z flot.
Należy zadać sobie pytanie, jak długo zamierzamy użytkować poszczególne auta we flotach oraz jak wiele kilometrów mają one przejechać, zanim zastąpią je nowe modele. Przykładowo, w Wielkiej Brytanii częstą praktyką stosowaną przez firmy leasingowe jest wystawianie wycofanych z flot pojazdów na specjalnych aukcjach. W przypadku innych krajów częściej takie auta sprzedawane są bezpośrednio klientom indywidualnym lub też komisom samochodowym. Jednocześnie na wielu rozwijających się rynkach flotowych kwestie odsprzedaży aut flotowych nie są w ogóle rozpatrywane. Tego typu podejście ma również wpływ na styl zarządzania flotą.
Równie wiele wariantów co sposób odsprzedaży aut ma kwestia serwisowania pojazdów firmowych. Mogą być one oddawane albo do ASO (autoryzowanych stacji obsługi) lub też do warsztatów sieciowych, z którymi firma ma podpisane kontrakty. Przy okazji warto zauważyć, że stawki za roboczogodzinę są różne w poszczególnych krajach UE. W Wielkiej Brytanii za godzinę pracy serwisanta trzeba zapłacić od 80 do 100 funtów, plus 17,5% podatku. W Polsce, z tego, co wiem, jest nieco taniej.
Podczas gdy samochody – z wyjątkiem istotnej różnicy, jeśli chodzi o umiejscowienie kierownicy – są do siebie podobne, gospodarki poszczególnych europejskich państw różnią się od siebie w sposób istotny. Na wykresie 1 przedstawione zostały czynniki wpływające na pracowników użytkujących samochody firmowe. Można zauważyć, że mają one charakter polityczny, ekonomiczny, kulturowy czy - mówiąc dokładniej – mikroekonomiczny.



Analizując wykres zauważamy, że gdy odniesiemy wszystkie wspomniane w nim kwestie do poszczególnych krajów EU, na obecnym etapie wdrożenie jednolitego systemu zarządzania flotami w Europie jest praktycznie niemożliwe.
Rozważmy przykładowo jedną z podstawowych kwestii w odniesieniu do różnych flot w całej UE, jaką jest rodzaj aut służbowych dostarczanych dla poszczególnych grup pracowników. Choć nie jest to do końca sprawiedliwe, jednak dominuje przekonanie, że pracownicy w starej Unii, szczególnie w Niemczech, Holandii i Wielkiej Brytanii, otrzymują lepsze auta, niż ci z nowo przyjętych państw. Dobry handlowiec w tych krajach może liczyć nawet na BMW, podczas gdy osoba zatrudniona na tym samym stanowisku w Polsce z reguły może otrzymać auto niższej klasy, np. Skoda.
Podobnie wygląda sprawa z różnym podejściem w poszczególnych krajach Unii do globalnego ocieplenia klimatu. W przypadku flot firm ze Skandynawii czy Wielkiej Brytanii sprawy ochrony środowiska naturalnego zajmują wysokie miejsce w hierarchii problemów związanych z zarządzaniem flotami, zupełnie odmienne podejście do tej kwestii mają kraje Europy Środkowo-Wschodniej.
W krajach takich jak Polska czy Czechy problem ilości spalin emitowanych przez samochody nadal stanowi jeden z ostatnich czynników, jakie brane są pod uwagę przy kupne aut. Niemniej jednak kwestie ochrony środowiska mogą wpływać na szereg aspektów zarządzania flotą. Zwykle firmy wchodzące na nowe rynki, na których dominuje inny etos biznesowy od tego, jaki znały z innych krajów, muszą dostosowywać się do nowej sytuacji, często napotykając na konflikty natury lokalnej i korporacyjnej.
Równie często jak kwestie ochrony środowiska, firmy pomijają sprawy wyposażenia i rodzaju aut służbowych, twierdząc, że ważny jest jedynie koszt zakupu. Oczywiście, jest to mylne podejście. Ważna jest równowaga na poszczególnych rynkach. Należy stosować benchmarking również w odniesieniu do marek krajowych, a nie tylko do europejskich.
Dopiero gdy zaakceptujemy takie rozwiązanie i będziemy je stosowali, będziemy mogli wykorzystywać elektroniczne systemy zarządzania. Pozwolą one na dostarczenie informacji, które następnie będzie można analizować, co w konsekwencji pozwoli na lepsze zarządzanie parkiem pojazdów.

Ważną kwestią w odniesieniu do zarządzania flotami na rynku krajowym jest umiejętność porównania danej floty z najlepiej zarządzaną flotą konkurencyjnej firmy. Dlatego też firma z Warszawy powinna porównać, jak jest zarządzana jej flota ze sposobem zarządzania flotą innej firmy na rynku polskim, a niekoniecznie takiej, która jeździ w Wielkiej Brytanii czy Niemczech. Szczególnie ważna jest kwestia kosztów, które - jak wiadomo - są różne w różnych krajach Europy.
Firmy posiadające międzynarodowe floty mogą w sposób efektywny korzystać z paneuropejskich systemów i porównań. Jednak te ostatnie powinny być raczej stosowane w odniesieniu do krajowych rynków. Przykładowo, użytkowanie auta w Polsce jest tańsze niż w Wielkiej Brytanii, dlatego zestawienie cen nie ma w tym wypadku większego sensu. Można jednak porównywać sposób wykorzystania pojazdów w różnych krajach UE i dzięki temu wybrać najlepszą z możliwych metod.
Wśród innych czynników, które uniemożliwiają tego typu porównania, są m.in.: poziom inflacji, różny w całej UE, koszty paliwa czy koszty pracy.

Na koniec pragnę zwrócić jeszcze uwagę na jeden drobny szczegół. Jedno z kłamstw odnoszących się do zarządzania flotą, jakie jest najczęściej powtarzane w Wielkiej Brytanii, brzmi: „Jestem z centrali i jestem tu po to, żeby ci pomóc”. Innymi słowy, idea paneuropejskiej metody zarządzania flotami wydaje się być cudowną teorią. Zastanówmy się jednak, jak wiele oszczędności może przynieść międzynarodowy fleet manager? Czy taka osoba będzie miała osobistego asystenta, swoje biuro, samochód oraz budżet na wyjazdy służbowe, a także masę innych rzeczy, które idą w parze z byciem przedstawicielem centrali? Wydaje mi się, że minimalne oczekiwania centrali względem takiej osoby to od 300 do 450 tys. euro rocznie. Jednak czy taka osoba jest w stanie uczynić to, wprowadzając paneuropejską politykę flotową?
Bezpośrednie porównania flot poszczególnych krajów i pojedynczy model zarządzania flotami dla całej Europy wydają się nadal mało realistyczne. Można przypuszczać, że manager w firmie powiedziałby, że dokładnie tego potrzebujemy. Jednak myślący pragmatycznie przeciętny człowiek zastanowiłby się, czy aby na pewno chcemy, żeby wszystko było takie samo. Dopóki koszt użytkowania pojazdów, wysokość podatków oraz rodzaj samochodów i charakter ich wykorzystania, jak i wysokość zarobków w poszczególnych krajach UE, nie są jednakowe, paneuropejskie porównywanie ze sobą flot oraz model zarządzania flotami będą trudne do wdrożenia.
Zanim jednak pomyślimy o reszcie, najpierw ustalmy jedną, podstawową kwestię. Na początek reszta Europy zacznie jeździć po tej samej stronie drogi co Anglicy, a dopiero potem możemy przejść do rozważana innych, mniej istotnych spraw.