Wynajem krótkoterminowy trwa od doby do miesiąca i jest dobrym rozwiązaniem, jeśli park samochodowy, który firma posiada, okazuje się chwilowo za mały. Sprawdza się więc podczas czasowych, kontraktowych zleceń, wizyt gości, eventów czy podróży służbowych.
Popularność tej usługi z roku na rok rośnie, o czym świadczą rozrastające się bardzo dynamicznie floty największych firm z sektora rent a car, liczące już nie kilka set, a grubo  ponad tysiąc aut.

Wypożyczalnie
Wypożyczenie auta na kilka czy kilkanaście dni oferują w Polce duzi międzynarodowi gracze, między innymi: Avis, Hertz, Budget, Sixt i Europcar, Dollar, dealerzy samochodowi i zrzeszenia dealerskie oraz małe lokalne wypożyczalnie. Pierwsi, rozlokowani w dużych miastach, najczęściej przy lotniskach i hotelach, dysponujący najbardziej liczebną flotą składającą się nierzadko z kilkuset aut, nastawieni są zarówno na turystów, jak i klientów instytucjonalnych. Ogromną zaletą w ofercie tych firm jest ich międzynarodowa działalność, pozwalająca wynająć auto w jednym kraju i oddać w innym. Często zrzeszenia dealerów, np. Polska Grupa Dealerów (PGD), jak i więksi lokalni dealerzy oferują nieco szerszy zakres usług niż tylko sprzedaż i serwis aut. Zasięg terytorialny i potencjał takich wypożyczalni jest zróżnicowany. PGD, mająca w swojej ofercie krótki wynajem pod nazwą Express Rent a Car, ma największą  flotę w naszym kraju przeznaczoną do krótkiego wynajmu liczącą 1718 aut. Większość wypożyczalni dealerów to jednak małe lokalne firmy mające do dyspozycji klientów kilka, kilkanaście aut. Lokalnie działają też wypożyczalnie specjalizujące się wyłącznie w krótkim wynajmie aut. Duże, sieciowe, międzynarodowe firmy wynajmujące auta zwykle mają wyższe ceny, ale jednocześnie mają większe, bardziej zróżnicowane i zwykle młodsze floty. Nierzadko samochody są też lepiej wyposażone. Potwierdza to Katarzyna Dobrzyńska, PR & marketing manager w Avis Poland, firmie posiadającej ok 1500 aut – Wszystkie samochody Avis to najnowsze modele znanych marek. Wymieniane są co sześć miesięcy, a do ich standardowego wyposażenia należy klimatyzacja, elektryczne lusterka, szyby, radio CD, ABS i poduszki powietrzne. Poza tym często umożliwiają one wypożyczenie i oddanie auta w różnych miastach. Firmy takie działają z reguły we wszystkich dużych miejscowościach, a bezwzględnie z ich usług można skorzystać na lotniskach.

Podobne stanowisko wyraża przedstawiciel innego dużego międzynarodowego gracza na rynku rent a car – Sebastian Syrek, specjalista ds. rozwoju i sprzedaży w Europcar Poland.- Przebieg wszystkich naszych ok 1100 samochodów nie przekracza 25 tysięcy km. Ostatnio zakupiliśmy też auta z automatyczną skrzynią biegów.

W dużych sieciach stali klienci mogą liczyć na specjalne względy. – Dla firm mamy specjalne produkty cenowe występujące w dwóch wersjach – dla firm z małym i średnim potencjałem i dla firm z dużym potencjałem. Podpisując kontrakt proponujemy firmom stawki cenowe na większość krajów Europy i jednocześnie oferujemy łatwy i szybki sposób rozliczeń za pomocą kart płatniczych Europcar, również ważnych w prawie całej Europie.

Wypożyczający
Klientami firm oferujących wynajem krótkoterminowy wcale nie są przede wszystkim klienci indywidualni, którzy wypożyczają auto na czas urlopów, ale i przedsiębiorcy. Niemniej jednak w wakacje, przy globalnym wzroście chętnych na krótki wynajem auta, udział klientów biznesowych w ogólnej liczbie zmniejsza się na rzecz klientów indywidualnych. – Najważniejszym klientem wypożyczalni, nawet w sezonie urlopowym, kiedy notujemy więcej wypożyczeń osób fizycznych, są firmy. Klienci wypożyczalni reprezentują wszystkie branże: od FMCG po budownictwo drogowe – mówi Dariusz Warzecha, dyrektor Express Rent a Car.

Wśród klientów wypożyczalni krótkoterminowych poważną grupę stanowią też klienci salonów i serwisów, potrzebujący auto na czas naprawy. W głównej mierze to również klienci instytucjonalni. Auta wypożyczają na krótki termin także firmy oferujące wynajem długoterminowy. – Ponieważ na floty docelowo zamówionych samochodów trzeba czekać zazwyczaj około trzech miesięcy, równolegle z rozwojem CFM rozwija się rynek przedkontraktów obsługiwanych samochodami z rent a car – tłumaczy Warzecha.

Niezbędne dokumenty
Aby wypożyczyć auto, zwykle trzeba mieć skończone 21 lat (czasem 23) i wylegitymować się prawem jazdy (ważnym przynajmniej od 12 miesięcy) i innym dowodem tożsamości. Często wymagana jest także karta kredytowa. W przypadku, gdy najmującym jest podmiot gospodarczy, dodatkowo trzeba przedłożyć: aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub wypis z KRS oraz zaświadczenia REGON i NIP. Firmy wynajmujące starają się jednak wyjść naprzeciw przedsiębiorcom i minimalizować ilość wymaganych dokumentów, na przykład Avis dla właścicieli małych i średnich firm stosuje uproszczone procedury wynajmu. Wymagane jest jedynie dostarczenie dokumentów firmy do wglądu, tzn. NIP, REGON, KRS oraz dokumentów personalnych osoby odbierającej auto. Wypożyczalnia ta akceptuje różne formy płatności – nie tylko kartę kredytową, ale też gotówkę lub przelew.

Umowę najmu, jak każdą zresztą, powinno się uważnie przeczytać. Inaczej można czuć się zaskoczonym przy zwrocie samochodu. Zwykle nawet 60-minutowe spóźnienie powoduje wzrost ceny o dobową stawkę. W umowach najmu do typowych wyszczególnień należą zapisy mówiące, że wypożyczonym autem nie wolno holować innego pojazdu, a kierowcą może być tylko osoba wymieniona w umowie, lub że w wynajętym aucie obowiązuje zakaz palenia tytoniu. Przed nieuczciwymi klientami firmy wynajmujące zabezpieczają się często zwrotną kaucją, w zależności od rodzaju pojazdu jest to kwota rzędu 2–4 tys. zł.

Zdaniem ekspertów:

Sebastian Syrek, specjalista ds. rozwoju i sprzedaży w Europcar Poland Samochód zapewnia mobilność i firmy przykładają dużą wagę do posiadania bezpiecznego i niezawodnego środka transportu. Specyfika wynajmu krótko- i średnioterminowego do zalet którego należą: błyskawiczny odbiór auta, brak skomplikowanych procedur oceny finansowej firmy, serwis, rejestracja i ubezpieczenie powodują, że firmy często sięgają po tę usługę i popyt ten stale rośnie. Przedsiębiorstwa otwierają nowe filie i zakłady w Polsce bardzo często organizują wyjazdy za granice, szkolenia w siedzibach głównych, prezentacje, konferencje i w związku z tym potrzeba wynajmu aut jest duża. Nawet posiadanie przez firmę własnej floty np .w leasingu nie stoi tu na drodze naszemu produktowi gdyż bardzo często pojawia się potrzeba dodatkowych aut w świetnym stanie technicznym, dostępnych od zaraz.

Katarzyna Dobrzyńska, PR & marketing manager, Avis Poland Usługa wynajmu samochodów w ostatnich latach przeżywa prawdziwy rozkwit. Coraz więcej firm decyduje się na tego typu rozwiązanie, gdyż jest to forma bardzo elastyczna, dająca wiele możliwości, tj. wydłużenie lub skrócenie okresu wynajmu, zmiana modelu samochodu w trakcie wynajmu, dostęp do bezpłatnego 24-godzinnego assistance oraz możliwość zwiększenia lub zmniejszenia ilości wyjmowanych samochodów bez zbędnych opłat i formalności. Bardzo dużym zainteresowaniem cieszy się nasz produkt pod nazwą Maxi Rent. Jest to doskonała alternatywa dla leasingu, gdyż są to wynajmy na okres od jednego miesiąca do jednego roku.

Krzysztof Wicha, kierownik śląskiego oddziału Express Rent a Car O ile w CFM zamawiane są samochody coraz lepiej wyposażone, o tyle w przypadku wypożyczalni krótkoterminowej dla klientów liczy się przede wszystkim atrakcyjna cena najmu połączona z dobrym stanem technicznym i niskim przebiegiem. W okresie letnim często pada pytanie o klimatyzację, ale to już w naszych samochodach standard. Przed dwoma laty wprowadziliśmy do oferty samochody segmentu A i okazało się, że chętnych do wypożyczenia małego, ekonomicznego samochodu za 70 zł dziennie nie brakuje, dlatego segment ten sukcesywnie rozwijamy.

Sposób na klienta
Jednym z podstawowych elementów konkurencji między firmami rent a car jest, oczywiście, cena. Nie jest ona jednak jedynym wabikiem. Kusić ma także park samochodów przeznaczonych do wynajmu, marka i model, klasa auta, jak i wyposażenie. W wielu wypożyczalniach można wynająć tak charakterystyczne auta jak Smart i Mini przez najpopularniejsze auta segmentu A, B, C i D, aż po samochody użytkowe, a nawet terenowe. Latem duże firmy rent a car nierzadko mają w ofercie także kabriolety. Express jako pierwsza sieciowa wypożyczalnia w Polsce kupił do swojej floty nawet kampery. – Przy potencjale naszej firmy zakup pierwszych ośmiu samochodów traktujemy sondażowo. Jednak na podstawie rezerwacji, jakie klienci złożyli, zanim jeszcze ruszyliśmy z jakąkolwiek akcją marketingową, jestem pełen optymizmu – mówi Dariusz Warzecha. Oprócz marki, znaczenie ma również wiek auta oraz jego wyposażenie.

Wypożyczalnie dbają też o lojalność klientów, oferując na przykład karty stałego klienta. Jej posiadacze mogą w zależności od firmy liczyć, na przykład, na samochód wyższej klasy w cenie niższej, zniżki czy bezpłatne dni najmu. Ceny aut uzależnione są zwykle od okresu, na jaki wynajmuje się auto. Niektóre firmy jednak  stosują dodatkową politykę rabatową. Aby otrzymać rabat, wystarczy złożyć zamówienie przez Internet. Często spotykane są także specjalne promocjami cenowymi na weekendy. Firma Europcar np. uzależnia cenę od tego, z jakim wyprzedzeniem rezerwuje się auto.

Popularne dostawczaki
Z uwagi na cenę wynajmu uzależnionej także od klasy auta, najczęściej w firmach rent a car wypożycza się małe pojazdy. - Największym powodzeniem cieszą się samochody małe tj. Toyota Yaris, Nissan Micra, które używane są najczęściej przez przedstawicieli handlowych  oraz samochody większe tj. Toyota Avensis, Renault Laguna wykorzystywane przez menadżerów– dowiadujemy się od Katarzyny Dobrzyńskiej z Avisa. Zaskoczeniem może być doskonale rozwijający się także segment samochodów luksusowych, w tym Chaufeur Drive, czyli wynajem samochodów z kierowcą.

Z kolei Sebastian Syrek z Europcar dostrzega inną tendencję – Można zauważyć stopniowe odchodzenie klientów od tzw. klasy ekonomicznej np. .Toyota Yaris, na rzecz większych kompaktów (np Ford Focus 1.6 A/C), intermediate (Opel Vectra 1.8 A/C) oraz standard (Volvo S-40 2.0 A/C). Firmy przywiązują coraz większą wagę do bezpieczeństwa i komfortu w transporcie swoich pracowników oraz ,wobec przyrostu dochodów, oszczędzanie na klasie aut nie jest już priorytetem. Coraz więcej wypożyczamy też aut wyższych klas z większymi silnikami – dodaje Syrek.

Jednak największy wzrost popytu przypada na auta dostawcze, zarówno w wersji furgon, jak i kombi. W niektórych okresach obłożenie tego segmentu sięga 90%. Auta takie wypożyczają zazwyczaj firmy prowadzące działalność sezonową i okresowe akcje handlowe. Podobnie jak na rynku sprzedaży, również na rynku wynajmu wzrasta zainteresowanie samochodami klasy SUV.

Z badań przeprowadzonych w zeszłym roku przez Instytut Analiz Rynku Flotowego FlotaMONITOR wynika, że najpopularniejszą marką w krótkim wynajmie jest Ford. Na drugim miejscu plasuje się Opel, kolejne marki to: Renault, Toyota, Fiat, Volkswagen i Škoda. Zdecydowanie najpopularniejszym modelem jest Focus, który wyprzedza Astrę. W klasie średniej wyższej dominuje Mondeo, za nim Vectra, Laguna i Passat. W klasie aut małych liderem jest kolejny przedstawiciel Forda – Fiesta, następnie: Corsa, Yaris, Clio i Punto.
Jak zauważa Dariusz Warzecha z Expressu: – Popularność wynajmu krótkoterminowego stale rośnie, a w ostatnim okresie nabrała jeszcze większego przyspieszenia. Widocznym tego wskaźnikiem jest wzrost liczebności naszej floty w segmencie rent a car w ostatnim półroczu do 1718 aut, czyli aż o 53,5%. Mimo tak znaczącego wzrostu, utrzymujemy wysoki wskaźnik utylizacji. W przypadku samochodów osobowych wynosi on około 83%, a w przypadku aut dostawczych nawet 88%.