Zarządca floty może częściowo zabezpieczyć tabor przed niespodziewanymi awariami, podpisując jedną z umów serwisowych, które dają możliwość dostosowania do własnych potrzeb. Szczególnie istotne jest, by umowa taka dawała kierowcy w pierwszej chwili po awarii możliwość szybkiego kontaktu ze specjalistą, który udzieli fachowej pomocy. Kierowca musi wiedzieć, czy – w obliczu na przykład niepokojących dźwięków dobywających się ze skrzyni biegów – może uruchomić silnik, żeby zjechać z drogi i odblokować ruch, jak przygotować pojazd do holowania, zanim przyjedzie pomoc.

Umowami serwisowymi mogą być objęte zarówno samochody ciężarowe, przyczepy, naczepy, ale również skomplikowany osprzęt, z jakiego składają się ich zaawansowane technicznie zabudowy. Nie wspominając już nawet o umowach serwisowych dotyczących ogumienia. Częstych i trudnych napraw wymagają również żurawie przenośne (HDS), dźwigniki przemysłowe (urządzenia hakowe do wymiany kontenerów) czy też wszelkiego rodzaju windy, wywrotki lub betonomieszarki.

Uszyta na miarę
Zakres usług serwisowych objętych umowami często ustalany jest indywidualnie z każdą firmą. Indywidualne ustalenia dotyczą także kwot i rabatów. Wszystko zależy od wielu parametrów, w tym wielkości, marki, wyeksploatowania i średniego wieku pojazdów floty, zakresu czynności.

Umowy mogą dotyczyć z osobna elektroniki, mechaniki czy też hydrauliki i obejmować diagnostykę, naprawy okresowe i główne, badania techniczne, części zamienne i ich wymianę oraz naprawy powypadkowe. Mogą obejmować tylko wymianę zużytych klocków hamulcowych i płynów, a nawet poważne awarie zespołu napędowego.

W przypadku urządzeń objętych wymogami przepisów - ze strony, na przykład, Urzędu Dozoru Technicznego, umowy konstruowane są z myślą o konserwacyjnych przeglądach i kontrolach doraźnych. Każda taka naprawa musi zostać odnotowana i mogą dokonywać jej tylko uprawnione do tego warsztaty. Wszystkie dokonane naprawy objęte są gwarancją i podlegają zwykle priorytetowym zasadom obsługi.

Dodatkowym kryterium niesienia pomocy jest obszar działania serwisu. W zależności od ustaleń, może on obejmować na przykład teren Polski lub całej Europy.