Zmiana roli managera floty dotyczy przede wszystkim zmiany zakresu jego obowiązków. Wcześniej fleet manager był odpowiedzialny za wszelkie sprawy administracyjne związane z obsługą floty, jak zakup i sprzedaż samochodów, koordynowanie oraz nadzór współpracy z serwisami, czy zarządzanie kartami paliwowymi. W jego kompetencjach leżało również negocjowanie warunków z bardzo dużą liczbą dostawców usług flotowych oraz z firmami ubezpieczeniowymi.

W momencie unowocześnienia sposobu zarządzania flotą, jakim jest współpraca z firmą CFM, rola fleet managera ulega przekształceniu. Z administratora floty, organizującego cały proces zarządzania, staje się on koordynatorem współpracy z firmą CFM. Dzięki przejęciu spraw administracyjnych przez leasingodawcę, Fleet Manager kontaktuje się często już tylko z jednym dostawcą. Pozwala mu to skupić się na doskonaleniu polityki flotowej w firmie oraz na wprowadzaniu i doskonaleniu procedur w kontaktach zarówno z użytkownikami aut, jak i z partnerem CFM. Od strony dostawcy usług CFM fleet manager jest widziany w roli suprevisora, kontrolera, osoby nadzorującej całą współpracę z firmą CFM. My, ze swojej strony, poza zarządzaniem flotą sensu strice, wspieramy fleet managera w ramach jego obowiązków, np. przy konstruowaniu budżetu - Paweł Błaszczak, Head of Sales, LeasePlan Fleet Management.

Z naszego doświadczenia wynika, że najwięcej pracy przysparzają fleet managerom sprawy administracyjne związane z codziennym zarządzaniem flotą. Najbardziej odczuwalne są one w momencie, kiedy firma nie korzysta z outsourcingu. Wtedy manager jest odpowiedzialny między innymi za proste i czasochłonne czynności administracyjne takie jak obieg dokumentów, sprawy administracyjne (np. rejestracje samochodów) czy autoryzacje wszystkich napraw i kosztów – mówi Artur Sulewski, Dyrektor Handlowy LeasePlan.

Niejednokrotnie aby być w stanie wygospodarować czas na kluczowe zadania, analizy i na wsparcie dla użytkowników, konieczne jest oddanie użytkownikom, czy serwisom pewnego pola do podejmowania decyzji np. w zakresie napraw, co z kolei może się niestety wiązać z nadużyciami ze strony serwisów.

Przy braku automatyzacji tego typu procesów i dość dużej flocie, dopilnowanie przez jedną osobę zasadności każdej jednej naprawy mechanicznej lub blacharsko-lakierniczej, czy tankowania jest praktycznie niemożliwe. Kolejną kwestią przysparzającą fleet managerom problemów jest raportowanie. Samodzielne zbieranie danych do analiz jest bowiem zadaniem bardzo mozolnym i czasochłonnym – dodaje Paweł Błaszczak.

W firmach, które decydują się na wynajem długoterminowy, rola fleet managera zmienia się, głównie w zakresie jego obowiązków. Wraz z decyzją o outsourcingu floty blisko 90 proc. prostych i czasochłonnych spraw administracyjnych jest przejmowanych przez firmę wynajmu długoterminowego, a fleet manager z administratora floty, organizującego cały proces zarządzania, staje się managerem koordynującym współpracę z firmą Car Fleet Management.

Odpowiedzialność karna fleet managerów za pracowników korzystających z samochodów służbowych to nowe zagadnienie w polskim prawie. Choć na polskim gruncie nie mieliśmy jeszcze do czynienia z zarzutami prawnymi wobec fleet managerów z tytułu niedopełnienia obowiązków, to trzeba pamiętać o tym, że ich praca, to poważne zadanie.

Źródła takich obowiązków można poszukiwać w art. 179 kodeksu karnego i w art. 96 kodeksu wykroczeń. Art. 179 przewiduje karę dla tego, kto wbrew szczególnemu obowiązkowi dopuszcza do ruchu pojazd mechaniczny w stanie bezpośrednio zagrażającym bezpieczeństwu w ruchu. O ile zatem samochody są należycie serwisowane i odpowiednio utrzymywane, ryzyko to jest ograniczone. Przepis kodeksu wykroczeń przewiduje z kolei karę grzywny w przypadku dopuszczenia do prowadzenia pojazdu osobę bez wymaganych uprawnień, dopuszczenia do jazdy pojazdu pomimo braku wymaganych dokumentów czy auta, które nie jest wyposażone w wymagane urządzenia i przyrządy – mówi Magda Kawczyńska, doradca prawny LeasePlan.

Dobrze napisana polityka flotowa, przedstawiana użytkownikom samochodów, pozwala na skuteczne ograniczenie powyższych ryzyk. Powinny znaleźć się w niej m.in. zapisy zobowiązujące użytkownika do przestrzegania obowiązujących przepisów czy określające zasady serwisowania i kontroli stanu technicznego pojazdów. Podsumowując – CFM z pewnością nie jest odpowiedzią na wszystkie bolączki managerów floty, jednak współporaca z dobrym partnerem jest w stanie zdjąć z głowy fleet managerów dużo obowiązkó administracyjnych i pozwolić im skupić się na globalnej odpowiedzialności za swoją flotę.