Efektywność pod kontrolą

Obniżenie wydatków na paliwo, wzrost liczby wykonanych przez pracowników zadań przy jednoczesnym ograniczeniu czasu na to przeznaczonego, sprawna analiza i ocena wydajności pracy – to wszystko jest możliwe dzięki zastosowaniu systemu monitoringu.

2017-07-13 07:02:09

W branży telematycznej krąży historia o kliencie, który po kwartale od wprowadzenia systemu monitoringu w samochodach flotowych zwrócił się do przedstawiciela firmy montującej rozwiązanie z ogromnymi pretensjami. Okazało się, że wydatki na paliwo zwiększyły się – zamiast spaść o kilkanaście procent. Taka sytuacja była dla fleet managera nie do zaakceptowania, bo namawiając przełożonych na zastosowanie telematyki, używał przede wszystkim argumentu związanego z oszczędnościami. Po przeanalizowaniu raportów z systemu, eksperci reprezentujący firmę monitorującą flotę wykazali, że zużycie paliwa rzeczywiście wzrosło, ale było to bezpośrednim efektem wzmożonych działań prowadzonych przez przedstawicieli handlowych, polegających na częstszym odwiedzaniu potencjalnych i dotychczasowych klientów. Skutkiem tych odwiedzin były nowe umowy i wynikający z tego wzrost przychodów przedsiębiorstwa, znacznie przekraczający dodatkowe wydatki ponoszone na benzynę i olej napędowy. Ten prosty przykład pokazuje, jak monitoring przekłada się na efektywność.

Dla każdej floty, dla każdej branży

– Zarządzanie mobilnym działem handlowym to dla menedżera trudne zadanie. Wszystko dzieje się „poza nim”: handlowcy są „gdzieś w terenie”, samochody są „gdzieś w trasie”. Jeśli obraz ich pracy powstaje wyłącznie na podstawie danych pochodzących z raportów z wizyt handlowych, kart paliwowych, zestawień godzin pracy – jest niepełny. Informacje mogą nie odpowiadać rzeczywistości i prawie zawsze są dostępne z opóźnieniem. Chyba że zarządzający ma wsparcie nowoczesnego systemu lokalizacyjnego – przekonuje Marek Kujawiński, dyrektor generalny w firmie Finder należącej do grupy TomTom Telematics. Jego zdaniem ideą takiego rozwiązania, opartego na technologiach GPS i GSM, jest przekazywanie informacji bezpośrednio z pojazdów osobom, które nadzorują ich wykorzystanie. Funkcjonalność nie ogranicza się przy tym do odwzorowania pozycji samochodu na cyfrowej mapie. W grę wchodzi też analizowanie i kontrolowanie wielu parametrów, w tym: czasu pracy, zużycia paliwa, tankowań, pokonywanych tras, prędkości oraz nadzorowanie liczby i czasu wizyt handlowych. – Systemy lokalizacyjne są wykorzystywane w przedsiębiorstwach wszystkich branż, ale szczególnie cenią je menedżerowie zarządzający przedstawicielami handlowymi wyposażonymi w samochody osobowe i dostawcze. Tu łączą funkcje kontrolne nad flotą z nadzorowaniem zespołu pracowników. Bez względu jednak na sektor, w którym działa firma, cele stosowania systemu monitoringu są bardzo podobne. Wszystkim zależy na oszczędnościach – stwierdza Marek Kujawiński.

Eksperci z firmy SAS Group wyjaśniają, że firmy logistyczne mogą dzięki zastosowaniu systemu zarządzania flotą poprawić efektywność wykorzystania pojazdów za sprawą lepszej kontroli nad zadaniami realizowanymi przez kierowców. Pojazd, który dotychczas obsługiwał 10 klientów lub punktów dystrybucyjnych, po zastosowaniu lokalizacji GPS będzie mógł obsłużyć 14 takich punktów.

Optymalizacja biznesu

– Kwestię zwiększenia efektywności w firmie należy rozpatrywać w szerszym spektrum – jako całościowej optymalizacji biznesu. Poszczególne klocki w postaci kontroli obiegu gospodarki paliwowej, możliwości zarządzania pracownikami mobilnymi, powiadomień o kolizjach, ostrzeganiu o niebezpiecznym stylu jazdy czy kontrolowaniu lokalizacji i ich odpowiednie ułożenie przekładają się na konstrukcję, która przyczynia się do podnoszenia efektywności – mówi Mateusz Gniewek, brand manager Brumgo.com. Uważa, że każda firma i każda branża powinny podchodzić do tego tematu indywidualnie, a niewłaściwym posunięciem jest intensyfikowanie działań na danym obszarze bez wiedzy o całościowym stanie floty. – Zadaniem systemów do zarządzania flotą jest zapewnienie użytkownikowi pełnej wiedzy dotyczącej pojazdów i nieograniczony dostęp do szeregu funkcjonalności. Wysunięcie odpowiednich wniosków zgodnie z metodologią od ogółu do szczegółu umożliwi kontrolowanie rozwoju floty i kosztów administracyjnych. Niemniej najczęściej wskazywanym obszarem przez dostawców telematycznych jest szeroko rozumiana gospodarka paliwowa – tłumaczy Mateusz Gniewek.

Według Anity Tokarz, kierownika ds. marketingu i PR w firmie Emapa, monitoring floty powoli staje się standardem w firmach zarówno związanych bezpośrednio z transportem i dystrybucją towarów, jak i zatrudniających mobilnych przedstawicieli handlowych poruszających się autami służbowymi. – Już sama świadomość, że zarówno pokonywana trasa, prędkość, jak i styl jazdy są kontrolowane, wywołują u kierowcy większą troskę o bezpieczną i ekonomiczną jazdę. Dodatkowe opcje, typu podział na kilometry pokonane służbowo i prywatnie czy kontrola wlewu paliwa, znacznie ograniczają nadużycia, a tym samym generują oszczędności dla firmy. Alerty o wszelkich nieprawidłowościach pomagają błyskawicznie namierzyć problem, a tym samym szybko i właściwie na niego zareagować – argumentuje Anita Tokarz. Pytana, które z obszarów działalności firmy wymagają zwykle najbardziej intensywnego działania z użyciem systemów monitoringu, wskazuje, że w zależności od branży są one różne. – Dla firmy zarobkowo zajmującej się przewozem rzeczy będzie to monitoring floty dostawczej lub ciężarowej. Właściciel nawet kilku pojazdów powinien w każdej chwili mieć możliwość podglądu na mapie lokalizacji swoich pracowników – nie tylko w celu kontroli podwładnych, ale choćby w kontekście planowania kolejnych zleceń, np. na dzień następny. W razie przyjścia nowego zlecenia ma możliwość szybkiej oceny sytuacji i stwierdzenia, czy jest w stanie je obsłużyć i który z pojazdów wykorzystać. Kiedy firma do transportu swoich dóbr korzysta z floty najemnej, warto rozważyć sam monitoring ładunku – wyjaśnia przedstawicielka Emapy.

Właściwa motywacja

Dariusz Kwakszys, IT manager w firmie Gannet Guard System, zwraca uwagę na floty pojazdów rolniczych i budowlanych. – Zmorą wielu zarządców jest kwestia uczciwości pracowników oraz odpowiedniej eksploatacji urządzeń. Każda godzina pracy wykwalifikowanego operatora ciężkiego sprzętu to koszt, który zwraca się pracodawcy wraz z wykonaniem przez jego podwładnych określonych prac w określonym terminie. Wszelkiego rodzaju opóźnienia czy nieefektywne działanie maszyn oznaczają straty dla przedsiębiorstwa – nie tylko finansowe, ale również wizerunkowe. Rozwiązaniem jest zastosowanie odpowiedniego systemu monitorowania bazującego na technologii GPS/GSM – informuje Dariusz Kwakszys.

Moduły lokalizacyjne wyposażone w dodatkowe czujniki są w stanie nie tylko na bieżąco informować o lokalizacji pojazdu. Umożliwiają również wgląd w parametry takie, jak zużycie paliwa, czas pracy, włączanie i wyłączanie silnika oraz nagły spadek poziomu paliwa w zbiornikach. Dodatkowo, co jest niezwykle istotne, pozwalają sprawdzić, czy pojazd jest użytkowany we właściwy sposób i rzeczywiście pracuje. – Sensory umieszczone np. w urządzeniach sterujących wykrywają ruch manetek, a analizująca je aplikacja EuroFleet pozwala tworzyć raporty efektywności wykazujące, czy pracownik wykonywał zlecone działania przez cały czas spędzony w pojeździe – mówi Dariusz Kwakszys. W ramach raportów zarządca floty otrzymuje precyzyjne informacje o godzinie i miejscu rozpoczęcia pracy, przebytym dystansie, a także dokładnym momencie wyłączenia silnika i lokalizacji, w której maszyna została zaparkowana. Może analizować efektywność wszystkich monitorowanych pojazdów oraz ich operatorów. Otrzymuje wgląd w statystyki godzin pracy wraz z miesięcznym podsumowaniem parametrów. Dodatkowo jest również w stanie sprawdzić, jak wiele minut każdego dnia maszyna pracowała nieefektywnie, czyli nie wykonywała działań dla niej przeznaczonych. – Dzięki późniejszej analizie wszystkich składowych właściciel firmy czy też zarządca parku maszynowego może sprawdzić, które maszyny oraz którzy pracownicy najefektywniej wykonywali powierzone im obowiązki – twierdzi Dariusz Kwakszys. – System ten może stać się nie tylko narzędziem do wykrywania nieprawidłowości i wskazywania nieuczciwych pracowników. Pozwala również wprowadzić w firmie efektywny system motywacji w postaci nagród, a nawet grywalizację, w ramach której pracownicy konkurują między sobą w osiąganiu jak najlepszych wyników. W nowoczesnym przedsiębiorstwie potrafi to podnieść wydajność, a także redukować zbędne koszty – dodaje.

Ekspert z Gannet Guard Systems podnosi jeszcze jedną kwestię – optymalizowania kosztów i poprawy bezpieczeństwa wynikające z wykorzystania telematyki. – Choć nie wiadomo, jaką procentowo grupę wśród osób z tzw. ciężką nogą stanowią kierowcy aut służbowych, to powszechne przekonanie, że mknący lewym pasem biały samochód należy do przedstawiciela handlowego, nie wzięło się znikąd. Wysokie prędkości, dynamiczna jazda, intensywne zmiany biegów i gwałtowne hamowania potrafią znacznie skrócić żywotność podzespołów pojazdu, przez co właściciel floty zmuszony jest do ponoszenia wyższych kosztów z tytułu utrzymania parku. Nie mówiąc już o kosztach związanych z uszkodzeniami samochodów w wyniku kolizji i wypadków, które na krótszy lub dłuższy czas wyłączają auta z pracy – wylicza Dariusz Kwakszys. Wskazuje, że system monitoringu pozwala na raportowanie przekroczeń prędkości na podstawie danych telematycznych zbieranych w trakcie wykorzystania auta i odpowiednie reagowanie. Zaznacza, że nie chodzi o „śledzenie” pracowników, lecz analizowanie jakości ich pracy i odpowiednio szybkie reagowanie w momencie, kiedy finanse i reputacja firmy są narażone na straty ze względu na nieefektywność działań niewynikającą z warunków pracy.

Wtóruje mu Marek Kujawiński. – Dobry kierowca potrafi zmniejszyć spalanie bez wydłużania czasu podróży, a przy pomocy modułu Analizy Stylu Jazdy ograniczenie zużycia paliwa o 10% nie jest trudne. W skali firmy, której flota pokonuje miliony kilometrów, oznacza to zaoszczędzone setki tysięcy złotych. Na podstawie danych z pojazdu system tworzy profil konkretnego kierowcy. Monitoruje pracę hamulca, wychylenia pedału przyspieszenia, rozkłady prędkości i obrotów. Wskazuje, czy do wytracenia prędkości używany jest silnik i w jaki sposób kierowca pokonuje zakręty. Dane są zestawiane w raporty, które stanowią podstawę do premiowania właściwych i eliminacji niepożądanych nawyków u kierowców – argumentuje dyrektor generalny w firmie Finder.

Monitoring a KPI

Marek Kujawiński, pytany o „zasługi” systemów monitoringu w świetle efektywności przy realizacji planów sprzedażowych odpowiada, że obecnie nie tylko raportują one, ale również na bieżąco monitorują, o której godzinie handlowiec rozpoczyna pracę, rejestrują każdą pokonaną przez niego trasę i wszystkie wizyty handlowe. Bezpośrednio wykorzystują bazę obecnych i potencjalnych klientów, pomagają efektywnie przygotować przydział dla konkretnych handlowców. To cenna dla menedżera sprzedaży wiedza, umożliwiająca określenie i analizę wielu wskaźników efektywnościowych KPI. – Na uwagę zasługuje chociażby Moduł Analizy Statystycznej, który przetwarza olbrzymie zbiory danych w gotowe wnioski. Prezentuje informacje w formie czytelnych wykresów systematyzujących procesy zachodzące w firmie. Pozwala zaobserwować trendy związane z poszczególnymi składnikami ponoszonych kosztów i elementami składającymi się na sumę efektów – paliwem, przebiegami, czasem i wydajnością pracy, liczbą wizyt handlowych itp. Umożliwia analizowanie ich w różnych okresach: miesięcznych, kwartalnych, rocznych lub z kilku kolejnych lat z opcją wyboru danych dla poszczególnych pojazdów, osób, ich grup lub całej organizacji – stwierdza dyrektor generalny w firmie Finder. Korzystając z raportów, można szybko analizować jednostkowe koszty floty i zestawić je z osiąganymi wynikami sprzedażowymi. System dostarcza dane pomocne w podjęciu decyzji o ewentualnym skorygowaniu nieefektywnych założeń współpracy z klientem, liczby wizyt, zasięgu działania podziału rynku na sektory czy optymalizacji tras. – Jeśli w grę wchodzi optymalizacja tras i harmonogramów pracy oraz wizyt u klientów, to zwiększa się sprawność i efektywność działania – zarabia na tym nie tylko firma, ale też handlowiec. Porównywanie wyników sprzedaży z odbytą liczbą wizyt handlowych w danym okresie (raporty z wizyt w punktach użytkownika) wraz z analizą jakościową kontaktów handlowych pozwala korygować cele sprzedażowe oraz cele stawiane przed handlowcem – wylicza Marek Kujawiński. Jego zdaniem nie można też zapominać o ewidencji jazd służbowych i prywatnych. Analiza raportów wygenerowanych z systemu pozwala bowiem ocenić eksploatację samochodów służbowych i podjąć stosowne decyzje dotyczące zakresu ich wykorzystania przez pracowników. Raporty z przebiegów służbowych i prywatnych, generowane automatycznie, są faktycznym źródłem wiedzy dla działu finansowego, księgowości czy działu administracji oraz dla samego pracownika.

Jak pies do jeża?

Mimo że monitoring ma tyle zalet, to podejście do jego wprowadzenia w firmie wygląda różnie – zarówno z punktu widzenia fleet managerów, jak i pracowników. – Kierowcy wciąż są dalecy od hurraoptymizmu, głównie z uwagi na fakt, że ich pojazdy są kontrolowane, a styl jazdy oceniany. Jednak dzięki telematyce stają się także lepszymi, wydajniejszymi i bezpieczniejszymi kierowcami. Systemy monitoringu GPS coraz częściej wyposażane są w dedykowane aplikacje dla kierowców, których celem jest przekazanie kluczowych danych takich jak: sposób jazdy, pokonany dystans, wykonane zlecenia, aby wzmocnić świadomość kierowcy w zakresie użytkowania samochodu służbowego – mówi Mateusz Gniewiek. Anita Tokarz twierdzi, że menedżerowie, którym oferuje się podobne systemy, nie są zaskoczeni. – Prawdopodobnie już z jakiegoś korzystają lub korzystali. Zaskakująca dla niektórych może być natomiast rosnąca liczba funkcjonalności systemów do monitoringu, które zaczynają zamieniać się w mini TMS-y służące do zarządzania transportem w firmie – przekonuje nasza rozmówczyni z firmy Emapa. Według niej pracownicy – choć zwykle nie są zachwyceni – zaczynają przyzwyczajać się do wszelkich systemów monitoringu, rozumiejąc, że stają się one standardem w zarządzaniu pracownikami w terenie.

Trudny wybór

Na co fleet manager powinien zwracać uwagę, wybierając system/funkcje monitoringu pod kątem efektywności? Eksperci są zgodni: przy zakupie konkretnych rozwiązań polscy przedsiębiorcy zwykle kierują się niską ceną. Brakuje im oceny perspektywicznej i dogłębnej analizy potencjału przyszłych korzyści. Tymczasem za istotne kryteria należy uznać: zakres oferty, zaawansowanie funkcjonalności systemu, czas trwania umowy, koszty wejścia i koszty wdrożenia. Liczą się dokładność i różnorodność raportów z opcją ich odpowiedniej konfiguracji pod indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa, szerokie możliwości (obejmujące wyliczanie i optymalizację tras, liczenie kosztów pokonywanych odcinków, uwzględnianie opłat drogowych, wysyłanie punktów tras/zleceń na telefon kierowcy), stała komunikacja z kierowcą i moduły scoringowe analizujące styl jazdy kierowców z funkcją informowania ich o uzyskiwanych wynikach za pośrednictwem aplikacji. – Warto sprawdzić, czy mamy do czynienia z narzędziem online, które nie wymaga instalacji, czy instalowanym rozwiązaniem desktopowym. Nie można też zapomnieć o przeanalizowaniu obsługi klienta z uwzględnieniem helpdesku i szkoleń oraz rozpatrzeniu oferty pod kątem dostępności wersji mobilnej lub dodatkowych aplikacji wspierających pracę fleet managerów, kierowców. Na koniec pozostają pytania o dostępność sieci montażowej i zapewnianie przez dostawcę mobilnego serwisu – podsumowuje Marek Kujawiński, dodając, że systemy monitoringu zapewniają nie tylko konkretne oszczędności związane z eksploatacją floty – umożliwiają również podejmowanie istotnych decyzji dotyczących działu handlowego czy strategii sprzedaży dzięki gromadzonym danym i możliwości ich porównywania, dlatego warto przeanalizować dostępne na rynku oferty pod kątem nie tylko ceny, ale również dostępnych funkcjonalności i serwisu, które zapewnia dostawca.

W SKRÓCIE:

Korzyści z wdrożenia zintegrowanego systemu do zarządzania mobilnymi zasobami firmy

  • obniżenie wydatków na paliwo
  • mniejsze zużycie pojazdów
  • mniejsze koszty napraw pojazdów
  • wzrost liczby wykonanych zadań
  • skrócenie czasu wykonania zadań
  • zmniejszenie przestojów
  • nadzór nad mobilnymi handlowcami
  • automatyzacja raportowania
  • analiza i ocena wydajności pracy
  • zwiększenie bezpieczeństwa

CASE STUDIES 

Przykładowe oszczędności związane z wdrożeniem systemu monitoringu

Profil przedsiębiorstwa

Branża: Handel i dystrybucja

Województwo: mazowieckie

Rodzaj floty: samochodowy osobowe

Wielkość floty: 170 pojazdów

Dane przed wdrożeniem systemu zarządzania flotą pojazdów:

Miesięczny przebieg jednego pojazdu: 4500 km

Średnie zużycie paliwa jednego pojazdu: 7,8 l/100 km

Kalkulacja dla jednego pojazdu: 4500 km x 7,8/100 km x 4,3 zł/1 l paliwa = 1509,30 zł

Dane po wdrożeniu systemu zarządzania flotą pojazdów:

Koszt wdrożenia systemu (abonament + dzierżawa urządzenia + montaż): 55 zł/mies.

Zmniejszenie przebiegów: 11%

Redukcja zużycia paliwa: 9,5%

Miesięczny przebieg jednego pojazdu: 4005 km

Średnie zużycie paliwa jednego pojazdu: 7,05 l/100km

Kalkulacja dla jednego pojazdu: 4500 km – 11% x 7,8 l/100 km – 9,5% x 4,3 zł = 1214,11 zł

Koszt przed wdrożeniem systemu: 1509,30 zł

Koszt po wdrożeniu systemu: 1214,11 zł

Koszt wdrożenia systemu: 55,00 zł

Oszczędność dla klienta: 240,19 zł

Oszczędności po wdrożeniu systemu zarządzania flotą pojazdów:

Miesięczna oszczędność dla jednego pojazdu: 240,19 zł

Roczna oszczędność dla jednego pojazdu: 2882,28 zł

Miesięczna oszczędność dla całej floty pojazdów: 40 832,30 zł

Roczna oszczędność dla całej floty pojazdów: 489 987,60 zł

Źródło: Finder. Kalkulacja oparta została o średnie wartości możliwych do uzyskania oszczędności wynikających z wdrożenia systemu do zarządzania flotą pojazdów, które mogą oscylować między 5 a 20% – w zależności od wykorzystywanych funkcjonalności systemu

ZNAJDŹ NAS: