Kiedy pracodawca może odebrać pracownikowi samochód służbowy?

Samochód służbowy to rzecz dla pracownika bardzo cenna, czasami jednak okazuje się, że pojazd przekazany pracownikowi mógłby być w danych okolicznościach lepiej wykorzystany na potrzeby firmy. Stąd rodzi się pytanie – kiedy i jak można mu go odebrać.

2018-04-24 10:03:39

Nierzadko dochodzi do sytuacji, gdy pracownik z przypisanym do niego autem będzie przez dłuższy czas nieobecny w firmie. Najczęściej jest to związane z urlopem macierzyńskim i wychowawczym, zwolnieniem zdrowotnym z powodu poważnych chorób, zaległym urlopem wypoczynkowym bądź urlopem bezpłatnym. Może się również zdarzyć, iż pomimo braku absencji względy biznesowe będą wymagać przekazania samochodu innej osobie. Kwestia zwrotu samochodu służbowego może jednak przysparzać sporych problemów, zwłaszcza jeżeli fakt przyznania danej osobie samochodu jest stwierdzony bezpośrednio w treści umowy o pracę.

Dlatego niezwykle istotne jest to, czy w firmie jest polityka flotowa, a jeśli tak, to jaką ma treść.

Polityki flotowe są często konstruowane tak, że pojawia się w nich zapis, iż prawo do korzystania z pojazdu służbowego przysługuje „na okres zatrudnienia” lub „obowiązywania umowy o pracę” danego pracownika. Często jest to jedyne postanowienie polityki flotowej, jakie odwołuje się do okresu korzystania z pojazdu przez pracownika. Jednak tego rodzaju zapis może rodzić problemy. Pracownik na urlopie, zwolnieniu lekarskim czy też zwolniony z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia nadal pozostaje bowiem pracownikiem, a jego zatrudnienie trwa. Może więc wyjść z założenia (i nie będzie to założenie bezpodstawne), że samochód mu się należy także pod jego nieobecność w pracy.

W konsekwencji fleet manager, który chciałby taki samochód odzyskać, może spotkać się z oporem ze strony użytkownika.

Dlatego też tak istotne jest, aby nie łączyć okresu użytkowania pojazdu przez pracownika z okresem jego zatrudnienia oraz by wskazać w regulacjach wewnętrznych firmy, kiedy dokładnie będzie można żądać jego zwrotu. Ma to dwa wymiary. Po pierwsze, z psychologicznego punktu widzenia ustalenie jasnych reguł gry i wyraźne wskazanie przypadków, kiedy pojazd ma zostać zwrócony, powoduje zmniejszenie ilości sporów na tym tle. Po drugie, w wymiarze prawnym, oderwanie użytkowania pojazdu od okresu zatrudnienia danego użytkownika i dookreślenie ram czasowych tego użytkowania ułatwia egzekwowanie zwrotu pojazdu. Ponieważ przewidzenie każdej potencjalnej potrzeby biznesowej firmy nie jest łatwe, z reguły najbezpieczniej jest zastrzec w polityce flotowej lub innych regulacjach, że zwrot pojazdu służbowego ma nastąpić na każde wezwanie pracodawcy.

Chcąc zadbać o to, by możliwość korzystania przez pracownika z samochodu służbowego nie była wyłączona lub nadmiernie utrudniona, należy przede wszystkim wystrzegać się odnotowywania wzmianki o uprawnieniu do takiego pojazdu w samej umowie o pracę. Chodzi tutaj zarówno o sytuacje, kiedy auto przekazywane jest w celach czysto służbowych (np. przedstawicielowi handlowemu czy serwisantowi, który bez tego narzędzia nie byłby w stanie wykonywać swoich obowiązków pracowniczych), jak i o przypadki, kiedy auto jest swoistym benefitem pracowniczym (np. dla wyższej kadry menedżerskiej).

Jeśli bowiem pojazd jest wpisany w umowie o pracę, wówczas do jego odebrania niezbędne będzie dokonanie tzw. wypowiedzenia zmieniającego.

W skrajnych przypadkach na jego efekt można czekać nawet do czterech miesięcy (tak jest przy pracownikach, dla których okres wypowiedzenia wynosi trzy miesiące). Istnieje też ryzyko utraty pracownika, dla którego możliwość korzystania z pojazdu ma istotne znaczenie. Może on bowiem odrzucić wypowiedzenie zmieniające, skutkiem czego jego umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia.

Niezależnie od wystrzegania się ww. zapisów w umowie o pracę, należy wdrożyć właściwie skonstruowaną politykę flotową. Jeśli polityki flotowej nie mamy, należy pamiętać przynajmniej o tym, by zawrzeć z pracownikami umowy powierzenia odnośnie do przekazywanych im pojazdów. W takich umowach można dość elastycznie uregulować możliwość ich rozwiązania, zastrzegając krótki okres wypowiedzenia, po upływie którego pojazd będzie musiał być zwrócony.

Co jednak robić, jeśli pomimo prawa pracodawcy do żądania zwrotu pojazdu pracownik nie chce go oddać?

Zacznijmy od wezwania do zwrotu pojazdu, względnie wypowiedzenia umowy jego powierzenia. W takim piśmie warto zawrzeć zapowiedź wszystkich dalszych kroków i sankcji prawnych na wypadek niezwrócenia pojazdu przez użytkownika.

Jeżeli pracownik nie zastosuje się do wezwania, możliwe jest wejście na drogę sądową i dochodzenie zwrotu pojazdu, a potencjalnie również wynagrodzenia za bezumowne korzystanie z niego. W praktyce jednak jest to rozwiązanie długotrwałe i niepraktyczne. Inną możliwością jest zawiadomienie o tym fakcie organów ścigania. Należy bowiem pamiętać, iż w sytuacji, kiedy pracownik nie chce zwrócić służbowego pojazdu, istnieje uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa przywłaszczenia (art. 284 § 2 kodeksu karnego). Zwykle działa to otrzeźwiająco na użytkownika i prowadzi do zwrotu samochodu.

CZYTAJ TAKŻE: To warto wiedzieć: Co robić w razie kolizji z autem nieubezpieczonym lub ubezpieczonym za granicą?

ZNAJDŹ NAS: