Zamówienia publiczne bez tajemnic, czyli jak przygotować ofertę przetargową

Wymogi formalne, jakie potencjalny wykonawca jest zobowiązany spełnić, by wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, nie zawsze są tożsame i różnią się w zależności od tego, w jakim trybie udzielane jest zamówienie. Nie da się jednak przystąpić do przetargu bez znajomości prawa.

2018-10-24 13:16:28

Każdy tryb ma ściśle określone wymagania co do sposobu prowadzenia postępowania i okoliczności, w jakich może być zastosowany. Najczęściej spotykanymi sposobami udzielenia zamówienia publicznego w przedmiocie zakupu pojazdów są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. Tryby te można stosować w każdym przypadku zamówienia publicznego, bez względu na wartość, rodzaj zamówienia czy inne brane pod uwagę w ustawie kryteria. Z drugiej strony jednak mają one największe wymagania proceduralne. Pozostałe możliwości, takie jak negocjacje z ogłoszeniem i bez ogłoszenia, zamówienie z wolnej ręki czy zapytanie o cenę, mogą być stosowane w szczególnych sytuacjach. Warto jednak zwrócić uwagę, że ustawa o prawie zamówień publicznych, a w konsekwencji również wynikające z niej procedury związane z udzieleniem zamówienia publicznego, muszą być stosowane przez zamawiającego wyłącznie wówczas, gdy wartość zamówienia przekracza kwotę 30 000 euro. Niestety, zamawiający często dobrowolnie decydują się na poddanie udzielanego zamówienia przepisom ustawy.

Najważniejsza uważna lektura

Niezależnie od tego, w jakim trybie udzielane jest zamówienie, wszelkie informacje dotyczące stawianych potencjalnym wykonawcom wymogów czy procedury składania ofert oraz załączników wymaganych przez zamawiającego powinny zostać zawarte w ogłoszeniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert. Wymogi dotyczyć mogą kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej wykonawcy. Jeżeli warunki udziału w postępowaniu, które przewidział zamawiający, nie znajdą się w powyższych dokumentach, to potencjalny wykonawca ma prawo wziąć udział w postępowaniu, nawet wówczas gdy warunków tych nie spełnia lub nie załączył wymaganych dokumentów.

Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy wykonawca podlega wykluczeniu z postępowania z mocy ustawy.

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się między innymi podmioty, których członkowie organów zostali prawomocnie skazani za jedno z przestępstw wymienionych w przepisach ustawy, a także wykonawców, którzy, należąc do tej samej grupy kapitałowej, złożyli odrębne oferty, chyba że wykażą, że istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu. Ustawodawca dopuszcza również fakultatywne przesłanki wykluczenia, zależne od decyzji zamawiającego. By znalazły one jednak zastosowanie, muszą zostać przewidziane w ogłoszeniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert.

Wymagania i warunki specyfikacji istotnych warunków zamówienia

Często z góry przewidziany jest sposób złożenia oferty, w szczególności w zakresie opisu koperty, numeracji i parafowania kolejnych stron dokumentu. Oferta z załącznikami musi przy tym fizycznie wpłynąć do zamawiającego w wyznaczonym przez niego terminie. Samo wysłanie dokumentacji pocztą nie wystarcza do zachowania terminu. Niemal zawsze wymaga się, by wykonawca oświadczył w osobnym dokumencie, iż nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie obligatoryjnych przesłanek ustawowych. Złożenie przez wykonawcę na tym etapie oświadczenia w kwestii przynależności przez niego do tej samej grupy kapitałowej co inni oferenci jest w praktyce niemożliwe z uwagi na brak wiedzy co do ich tożsamości.

Oświadczenie to wykonawca przekazuje zamawiającemu w osobnym dokumencie w terminie trzech dni od dnia ujawnienia przez zamawiającego listy oferentów.

W praktyce w przypadku przetargów dniem ujawnienia oferentów jest dzień otwarcia ofert. By wywiązać się z obowiązku przedstawienia oświadczenia, należy zatem pamiętać o terminie otwarcia ofert. Jeżeli z treści oświadczenia wynika przynależność do tej samej grupy kapitałowej, wykonawca przedstawia także dowody na to, że wykazane powiązania nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu. Innym wymaganym oświadczeniem jest wskazanie, że wybór oferty nie będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego. Oświadczenie to diler pojazdów złożyć może w większości sytuacji bez obaw. Do sytuacji obciążenia zamawiającego podatkiem VAT dojść może bowiem tylko w razie wykonywania robót budowlanych lub dostawy szczególnych rodzajów towarów, obrót którymi nie leży zwykle w zakresie działalności dilerów pojazdów. Oczywiste jest również, iż jeżeli ofertę podpisuje osoba inna niż uprawniona z mocy ustawy lub wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym do reprezentacji wykonawcy, to do oferty należy załączyć udzielone tej osobie pełnomocnictwo. Należy przy tym zwrócić uwagę, iż choć zamawiający często nie żąda od wykonawców oryginałów dokumentów, to w przypadku pełnomocnictw często wymagana jest choćby kopia notarialnie poświadczona za zgodność z oryginałem. Zamawiający na każdym etapie postępowania może również wzywać wykonawcę do przedstawienia innych niż wyżej wymienione dokumentów. Termin na wykonanie zobowiązania nie może być krótszy niż pięć dni. Niezależnie od wymagań zamawiającego, wykonawca każdorazowo, jeżeli wartość zamówienia przekracza tzw. progi unijne (obecnie przy zamówieniach na dostawy kwotę 135 000 euro), zobowiązany jest do przedstawienia zamawiającemu jednolitego elektronicznego dokumentu zamówienia (JEDZ). Wypełnienie dokumentu nie należy do łatwych zadań i należy powierzyć je wykwalifikowanemu specjaliście. W dokumentacji przetargowej, jako warunek udziału w postępowaniu, może być również przewidziany obowiązek uiszczenia przez wykonawcę wadium. Wpłaty można dokonać przelewem lub w innej przewidzianej przez zamawiającego formie. Należy jednak pamiętać, że środki muszą wpłynąć do zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Chwila obciążenia rachunku bankowego zleceniodawcy przelewu nie ma więc w tym przypadku żadnego znaczenia.

Negocjacja warunków

Możliwości negocjacyjne wykonawcy w dużej mierze zależą od trybu, w jakim udzielane jest zamówienie publiczne. W większości przypadków warunki przyszłej umowy są z góry narzucane przez zamawiającego. W przypadku zastosowania trybu przetargu wpływ wykonawcy na treść przyszłej umowy jest niemal zerowy, gdyż każda istotna zmiana warunków umowy musiałaby prowadzić do rozpoczęcia procedury od nowa. Warto jednak skorzystać z trybu tzw. zapytań do zamawiającego. Choć mają one na celu z reguły wyjaśnienie ewentualnych wątpliwości związanych z interpretacją dokumentacji przetargowej, to często udaje się za ich pomocą doprowadzić do uzyskania korzystnej wykładni poszczególnych postanowień. Pamiętać należy jednak, by złożyć zapytania, zanim upłynie połowa terminu wyznaczonego do składania ofert. W przeciwnym razie zamawiający nie będzie zobowiązany do odpowiedzi. Szersze możliwości negocjacyjne dla wykonawcy zapewniają tryby szczególne, zwłaszcza zaś tryby zamówienia z wolnej ręki, negocjacji z i bez ogłoszenia. W tych przypadkach istnieje możliwość niemal dowolnego kształtowania przyszłego stosunku stron.

Warto zadbać o to, by jak najkorzystniej sformułować przedmiot samego zamówienia, jak i sposób regulowania ceny.

Często bowiem przedmiot zamówień pojazdów proponowany przez zamawiającego obejmuje nie tylko sam towar, ale również długotrwały serwis, transport czy ubezpieczenie. W ramach możliwości należy zastrzec, by świadczenie tych usług odbywało się za dodatkowym wynagrodzeniem. Oczywiste jest, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nadrzędnym podmiotem jest zamawiający, nie wykonawca. Także ten drugi powinien dokładnie analizować treść dokumentów przetargowych i domagać się uwzględnienia jego interesów choć w pewnym stopniu. Pamiętajmy, iż na zawarciu umowy zależy nie tylko wykonawcy, ale również zamawiającemu!

CZYTAJ TAKŻE: Każdy samochód pofirmowy może mieć „drugie życie”

ZNAJDŹ NAS: